5-2022 - 28 januari - 3 februari


Kostenvergoedingen betaald door een werkgever aan een werknemer zijn vrij van RSZ-bijdragen (en niet-belastbaar) wanneer zij:

• kosten vergoeden die ten laste vallen van de werkgever,
• niet hoger zijn dan de werkelijk gedragen kosten (zie Sociaal Compendium Socialezekerheidsrecht 2021-2022, nr. 743, 5.).

In geval van betwisting komt het aan de werkgever toe om de realiteit van de kosten en de hoogte ervan aan te tonen.

Kleine kosten die moeilijk bewijsbaar zijn, mag men forfaitair ramen. In dat geval moet de werkgever uiteraard het gehanteerde forfait kunnen verantwoorden. De sommen die het bedrag van de werkelijke kosten overschrijden, zijn loon waarop bijdragen verschuldigd zijn.

In de RSZ-instructies vind je een tabel met een beschrijving van de verschillende posten waarvoor de RSZ een forfaitaire raming aanvaardt, en ook de bedragen en de voorwaarden waaronder ze mogen worden toegepast.

Wat betreft de vergoedingen voor kosten verbonden aan thuiswerk, maakt de RSZ gebruik van de bedragen en voorwaarden ingeschreven in de fiscale Circulaire 2021/C/20 (zie hierover ook SoCompact 10-2021).

Zo aanvaardt de RSZ (net als de fiscus) dat werkgevers aan werknemers die structureel en op regelmatige basis (equivalent van 1 werkdag per week) een substantieel deel van hun arbeidstijd aan thuiswerk doen, een forfaitaire bureauvergoeding toekennen. Die forfaitaire bureauvergoeding dekt alle kosten die courant moeten worden gemaakt om de beroepsactiviteit op een normale manier uit te oefenen zoals bijvoorbeeld kantoorbenodigdheden, water, elektriciteit, verwarming, onderhoud,…De RSZ aanvaardt de toekenning van dit forfait op voorwaarde dat de werkgever niet op een andere manier in die kantoorkosten tussenkomt.

Het bedrag van het door de RSZ aanvaarde forfait van de bureauvergoeding is de afgelopen maanden al verschillende keren gewijzigd. In een recente tussentijdse instructie laat de RSZ weten dat het forfait per 1 februari 2022 wordt vastgesteld op 134,71 euro per maand.

Voor zoveel als nuttig/nodig, hieronder een schematisch overzicht van de bedragen van de forfaitaire bureauvergoeding die door de RSZ, sinds de aanvang van de COVID-19-pandemie, werden/worden gehanteerd.