Op 26 februari 2021 heeft de FOD Financiën een fiscale circulaire gepubliceerd met uitvoerige richtlijnen over de fiscale kwalificatie (als belastbaar loon dan wel als een niet-belastbare kostenvergoeding) van tussenkomsten van de werkgever in de kosten verbonden aan thuiswerk (Circulaire 2021/C/20).

In een recente tussentijdse instructie bij de RSZ-instructies van het eerste kwartaal van 2021 laat de RSZ weten dat zij de principes van deze fiscale circulaire zal volgen om uit te maken of een bepaalde tussenkomst van de werkgever te beschouwen is als loon waarop RSZ-bijdragen verschuldigd zijn, dan wel als een kostenvergoedingen waarop geen RSZ-bijdragen verschuldigd zijn.

Noch de circulaire, noch de tussentijdse RSZ-instructie doet uitspraak over het recht van de werknemer op een tussenkomst door de werkgever in de kosten verbonden aan thuiswerk.

In deze SoCompact brengen wij u, op schematische wijze, de krachtlijnen van de fiscale circulaire.

1. Op welke vormen van thuiswerk is de circulaire van toepassing?

De circulaire is van toepassing op thuiswerk dat wordt verricht:

• in de privélokalen van de werknemer,
• op normale werkdagen en tijdens normale werkuren.

Thuiswerk wordt in de circulaire omschreven als elke vorm van organisatie en/of uitvoering van het werk waarin werkzaamheden die ook op de werkvloer van de werkgever zouden kunnen worden uitgevoerd, op regelmatige basis buiten die werkvloer worden uitgevoerd.

De circulaire maakt geen onderscheid tussen de verschillende vormen van thuiswerk zoals door ons uiteengezet in de SoCompact nr. 16-2020. De toepassing van de circulaire is niet beperkt tot het coronatelewerk (zie ook SoCompact nr. 4-2021).

De circulaire is niet van toepassing op bedrijfsleiders en werknemers die onder bijzondere regimes vallen zoals bijvoorbeeld buitenlandse kaderleden.

2. De forfaitaire kostenvergoedingen aanvaard door de RSZ en door de fiscus

Kostenvergoedingen betaald door een werkgever aan een werknemer zijn vrij van RSZ-bijdragen (en niet-belastbaar) wanneer zij:

• kosten vergoeden die ten laste vallen van de werkgever,
• niet hoger zijn dan de werkelijk gedragen kosten.

Om uit het loonbegrip te worden gesloten en dus vrij te zijn van socialezekerheidsbijdragen, moet de kostenvergoeding gebeuren op basis van de werkelijke uitgaven of op basis van een forfait dat in een redelijke verhouding staat ten aanzien van de werkelijke hoogte van de kosten (zie Sociaal Compendium Socialezekerheidsrecht 2020-2021, nr. 713, 5.).

Hieronder een schematisch overzicht van de in de circulaire vermelde en dus door de RSZ en door de fiscus aanvaarde forfaits: